În cadrul unui control al ITM, angajatorul este obligat să prezinte inspectorilor dosarul de personal complet al angajațului, când este solicitat. În caz contrar, pot fi amendați, amenda fiind între 5.000 și 8.000 Lei.

Dosarul de personal este o colecție de date tipărite ale angajatului care sunt înregistrate de angajator în Revisal, precum și alte documente care sunt considerate importante pentru derularea raporturilor de muncă. Documentele care fac parte din dosarul de personal, certifică legalitatea și corectitudinea informațiilor transmise către registrul electronic de evidență a salariaților.

Angajatorul este obligat să întocmească dosare personale pentru toți angajații, indiferent de tipul contractului de muncă sau de tipul normei.

Dosarul de personal trebuie să cuprindă următoarele documente, conform Hotărârii nr. 905 din 2017:

• Actele necesare angajării;
• Contractul individual de muncă (găsești aici un model pentru CIM);
• Actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;
• Acte de studii/certificate de calificare;
• Orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru;
• Copie după cartea de identitate a angajatului;
• Adeverința medicală (medicina muncii) – fără aceasta un contract individual de muncă este considerat nul, conform legislației în vigoare;
• Fișa postului;
• CV-ul și scrisoarea de intenție prezentate la interviu;
• Declarație privind funcția de bază;
• Copie după certificatele de naștere ale persoanelor aflate în întreținere (dacă este cazul);
• Adeverință de vechime în muncă/stagiu de cotizare (dacă salariatul a mai fost angajat);
• IBAN-ul pentru plata salariilor (dacă plata salariilor se realizează prin virament bancar);
• Cerere de concediu fără plată (dacă este cazul);
• Cerere intrare/ieșire din concediu de îngrijire copil (dacă este cazul);
• Cerere de demisie (dacă este cazul);
• Decizii de încetare a contractului de muncă individual;
• Diploma de la ultima instituție absolvită;
• Certificat de atestare a cunoașterii unei limbi străine de circulație internațională;
• Alte certificate profesionale;
• Certificate privind cursurile de pregătire profesională organizate de angajator sau de terți;
• Certificat de cazier judiciar (dacă este cazul);
• Copie după permisul de conducere (dacă este cazul);
• Recomandări de la locurile de muncă anterioare;
• Documente care să ateste scutiri de diferite taxe și impozite;
• Documente/avertizări care reflectă performanța neadecvată, nerespectării regulamentului intern, sancțiuni disciplinare;
• Diverse adeverințe acordate angajatului pe parcursul angajării în cadrul societății (adeverințe pentru concediul medical; adeverințe pentru înscrierea la medicul de familie; adeverințe pentru solicitarea unui împrumut; etc.);
• Situația concediilor de odihnă sau a altor tipuri de concedii;
• Fișele de evaluare anuale.

Foarte important este faptul că: angajatorului îi revine obligația de a-i elibera angajatului, la cerere, toate documentele care atestă calitatea de salariat a acestuia, potrivit art. 40 alin. 1 litera h) din Codul Muncii.

La solicitarea scrisă a unui salariat sau fost salariat, termenul de eliberare a copiilor pentru documentele existente în dosarul de personal este de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

Atenție! Documentele pe care angajatorul este obligat să le elibereze angajatului care încetează activitatea sunt: adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, precum și un extras din Revisal.